Згідно з дослідженням McKinsey, працівники витрачають до 20% робочого часу на пошук внутрішньої інформації для розв’язання робочих задач. Для компанії з 50 співробітниками це означає втрату 400 робочих годин щотижня. А тепер порахуйте середню заробітну плату у вашій компанії й скільки ви витрачаєте грошей на організаційні питання?
Якщо ви більше не бажаєте втрачати дохід та клієнтів через зв’язок у команді, дізнайтесь як віртуальна АТС допомагає в управлінні внутрішніми дзвінками.
Що таке віртуальна АТС і як вона працює
Віртуальна АТС — це хмарна телефонна система, яка працює через інтернет замість традиційних телефонних ліній. Вона не потребує локальних серверів — інфраструктура розміщена у дата‑центрах та керується провайдером.
Як працює зв’язок у команді на практиці? Співробітники можуть дзвонити один одному через комп’ютер або смартфон — при цьому всі розмови проходять через захищені канали зв’язку, щоб інформація не потрапила до зловмисників.
Особливості управління внутрішніми дзвінками
Внутрішні дзвінки — це не дружні розмови двох колег, яким захотілось трохи відволіктися від роботи. Це обговорення проєктів, оперативні наради, консультації між відділами. І кожен такий дзвінок впливає на швидкість прийняття рішень та ефективність роботи компанії.
Традиційні телефонні системи створюють низку перешкод:
- постійний пошук номерів колег — щодня співробітники витрачають час на з’ясування, як додзвонитися до потрібного відділу чи спеціаліста;
- дзвінки в нікуди — набираєш внутрішній номер, чуєш гудки, а колега вже пішов додому чи сидить на важливій зустрічі;
- нескінченна переадресація — людина телефонує з питанням, а її передають від одного співробітника до іншого, бо ніхто не знає, хто саме може допомогти;
- втрачені домовленості — провели телефонну нараду, обговорили важливі питання, а через день всі по-різному пам’ятають, про що домовилися;
- складне підключення нових працівників — поки проведуть нову телефонну лінію та налаштують номер, новачок тижнями працює без нормального зв’язку.
Віртуальна АТС розв’язує ці проблеми комплексно — і далі ми детально поговоримо про це.
Оптимізація робочого процесу завдяки віртуальній АТС
Уявіть, клієнт телефонує з технічним питанням, але потрапляє до менеджера з продажу. Поки працівник шукає номер вільного технічного спеціаліста, клієнт починає дратуватися через довгу затримку. Скоріш за все, більше ви цього користувача не почуєте — йому легше знайти більш організованого конкурента, ніж сподіватися на позитивні зміни в роботі вашої компанії.
Крім клієнта з негативним досвідом, ви отримали застій в деяких робочих процесах, поки співробітник шукав цього технічного спеціаліста. Якщо така історія буде повторюватися кожен день та не по одному разу, про ефективну роботу можна забути.
З віртуальною АТС така проблема вирішується за допомогою IVR. Це система, яка автоматично оброблює вхідний виклик, пропонуючи натиснути номер потрібного відділу чи спеціаліста. Наприклад: «Для питань про замовлення натисніть 1, для зв’язку з бухгалтерією — 2». Як тільки клієнт обере один з номерів, його автоматично направить до потрібного співробітника.
Команда компанії OptiFeed, яка продає спеціалізовані корми для коней, щодня економить від 30 хвилин до години завдяки IVR від Ringostat. Раніше всі дзвінки надходили на один номер — менеджери постійно відволікалися, щоб з’ясувати суть питання та передати виклик колезі. На це йшло по 2 хвилини на кожен дзвінок — здається небагато, але за день набігало чимало втраченого часу.
Можливість гнучкого налаштування для кожного відділу
Спрощення внутрішніх комунікацій
Забудьте про ручне введення номерів та запитання типу: «А який номер у Петра з юридичного?», — з Ringostat Smart Phone. Це додаток для роботи з викликами та повідомленнями, який також допомагає в оптимізації внутрішніх дзвінків. Співробітник, якому потрібно зв’язатися з колегою, має наступні можливості:
- знайти потрібний номер в телефонній книзі додатка за прізвищем чи електронною поштою;
- зробити виклик прямо з додатка;
- побачити статус колег: доступний, розмовляє, на перерві, — перед дзвінком.
Є також можливість застосувати фільтри за відділами для спрощення пошуку.
Індивідуальні правила для кожного відділу
Кожен департамент працює за своїм розкладом, і віртуальна АТС здатна це враховувати. У системі можна встановити різні сценарії переадресації для кожного підрозділу, наприклад:
- відділ продажів приймає дзвінки з 09:00 до 21:00, а після завершення робочого часу включається автовідповідач або голосова пошта;
- бухгалтерія працює до 18:00, а у випадку дзвінка після цього часу виклик перенаправляється безпосередньо до головного бухгалтера;
- техпідтримка обслуговує дзвінки відповідно до денних та нічних змін — залежно від заданого часу доби відбувається автоматичний розподіл звернень.
Визначені вами правила працюють автоматично — не потрібно щоранку включати систему або щовечора переводити на нічний режим.
Легке масштабування бізнесу
З віртуальною АТС зміни в структурі компанії більше не є проблемою.
- Відкрили філію в іншому місті? За пару хвилин створіть новий відділ у системі, й всі співробітники нового офісу отримають свої номери.
- Об’єднали відділи продажів та маркетингу? Просто перетягніть співробітників з одного відділу в інший як файли між папками. Всі внутрішні номери та права доступу автоматично оновляться.
- Найняли 10 нових менеджерів одночасно? Завантажте Excel-файл з їхніми іменами та посадами — система сама створить облікові записи, призначить номери та додасть до потрібних відділів.
- Запустили підтримку англомовних клієнтів? Створіть окремий відділ «English Support» з власними правилами: англомовне привітання, переадресація на менеджерів зі знанням мови, робочі години за європейським часом.
Вся автоматизація працює без технічних спеціалістів — інтерфейс Ringostat простий та зрозумілий.
Як зберегти історію комунікації всередині компанії
«А про що ми домовлялися на минулому тижні?» — часто звучить питання в командах. Керівник на нараді дає завдання, а через тиждень ніхто не пам’ятає деталей. Різні відділи по-різному трактують домовленості з внутрішньої зустрічі. Результат — зірвані дедлайни, дублювання роботи та конфлікти між колегами.
З віртуальною АТС така проблема зникає — система автоматично записує всі розмови між співробітниками та зберігає їх у хмарі. Більше ніяких суперечок у стилі «ти казав інше» або «я цього не чув».
А з Ringostat AI вам навіть не знадобиться прослуховувати аудіозаписи — інструмент це зробить за вас й надасть транскрипцію розмови з виділеними ключовими моментами:
- прийняті рішення та домовленості;
- розподілені завдання між співробітниками;
- встановлені терміни виконання;
- відповідальних за кожен напрямок роботи.
Якщо налаштовано інтеграцію, ця інформація автоматично синхронізується з CRM або системою управління проєктами. Співробітники завжди мають доступ до історії внутрішніх комунікацій по кожному проєкту. Новий працівник може швидко ввійти в курс справи, прочитавши підсумки попередніх нарад. А керівник бачить, чи правильно команда зрозуміла поставлені завдання.
Приклади використання віртуальної АТС для великих компаній
Open Mind — польська мовна школа зі Щецина, що працює вже 20 років та є офіційним екзаменаційним центром з польської мови для іноземців. Раніше компанія використовувала звичайні мобільні телефони для зв’язку, і найбільше часу втрачалось на внутрішню переадресацію — коли клієнт дзвонив не на той номер, менеджер мав вручну переводити дзвінок на потрібного колегу.
Компанія підключила віртуальну АТС Ringostat та інтерактивне голосове меню. Тепер клієнти одразу потрапляють до потрібного спеціаліста, а менеджери більше не витрачають час на «чужі» виклики — IVR автоматично розподіляє їх між відділами.
Переваги для малих та середніх бізнесів
Малий бізнес часто думає, що віртуальна АТС — це дорого та складно, але насправді — все навпаки. Для невеликої компанії — це шанс отримати функціонал корпоративного рівня за доступною ціною.
Стартап з декількох співробітників може:
- організувати професійну телефонію без купівлі дорогого обладнання;
- масштабувати систему разом зі зростанням команди;
- працювати віддалено без втрати ефективності.
Середній бізнес отримує додаткові переваги:
- інтеграцію з існуючими бізнес-системами як CRM;
- детальну аналітику комунікацій;
- автоматизація рутинних задач.
Якщо ваші співробітники довго шукають колег, а важливі рішення відкладаються через втрату історії внутрішніх комунікацій — саме час під’єднати віртуальну АТС.
